スキルをもった新しい自分になる！文書・レポートを書くための考える技術・書く技術

#PACKAGE

 

みなさん、こんにちは。株式会社PACkageのたけるのみことです。

新学生・新入社員のみなさん、ご入学・ご入社おめでとうございます。

（状況）

新しい環境でこれから頑張って行こうと決意をされているみなさんは、

これからの出来事にドキドキ・わくわくな感情を抱いていたり、あるいは人間関係や仕事の不安を抱えていたり

するかもしれません。

私自身も新生活を送るにあたって、生活や仕事に対して真面目に取り組み成果を残していきたいと思っており、

今も初心を忘れず努力を続けています。

（複雑化）

新学生・新入社員のみなさんは、今後レポートやビジネス文書を書くということがあります。

今までは学校の課題で「読書感想文」や「小論文」を書いてきました。

しかし、これからは学校の実験結果の報告レポートやメールの書き方、配布用書類の用意など、

先人がやっていたことを次はみなさんがやる番になっていると思います。

今回のブログではそんなみなさんのために文書の書き方と書くための考え方を身に付けられる手助けになれば幸いです。

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（疑問）

今後レポートやビジネス文書をどのように書けばいいか？

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（答え）

文書を書くにはロジカルシンキングを行い、構造化することで実現できます。

（答えの説明①）

文書を書く前にロジカルシンキングで書きたい事を整理しましょう。

今回のブログは私の愛読書でもある「［新版］考える技術・書く技術　問題解決力を伸ばすピラミッド原則」

バーバラ・ミント著、グロービス・マネジメント・インスティテュート監修、山﨑 康司訳

発行年月：1999年03月

を用いて解説していきます。

そもそも文書を書く目的は2つしかありません。

①問題を解決するために書く

②読み手の頭の中にある疑問に答えるために書く。

この本は、まず、書きたい内容を整理するところから始めます。

以下のステップをたどり、内容を考えることで文章を考えることができます。

①何についての話なのか

②疑問：どうしたらいいのか

③その答え

④状況：公然たる事実を取り上げる

⑤複雑化：疑問へとつながる出来事

ここまでできると、三段論法を活用し答えの説明を3つ書き出しましょう。

答えの説明①

答えの説明②

答えの説明③

答えが説明が出ると、今度は一つの説明に対して、

意地悪な面接の試験監督になったようにそれは、いつ、どこで、だれが、なぜ、どのようにと

質問が出なくなるまで繰り返しましょう。

このように内容を整理することで、

論理的で説得力のある文書になります。

（答えの説明②）

内容を書き出せたら、書き出した項目を入れ替えて文章を完成させましょう。

例えば、小論文の場合。

序論・本論・結論で文章を書くように習います。

④状況　―　⑤複雑化　―　②疑問　―　答えの説明①　―　答えの説明②　―　答えの説明③　―　③答え

の順番で書くと小論文になります。

また、読書感想文では、

③答え　―　④状況　―　⑤複雑化　―　答えの説明①　―　答えの説明②　―　答えの説明③　―　③答え

の順番で書くと良いでしょう。

レポートに置いても

③答え　―　④状況　―　⑤複雑化　―　答えの説明①　―　答えの説明②　―　答えの説明③　―　③答え

の順番で書くことができます。

ビジネス文書では

④状況　―　⑤複雑化　―　③答え　―　答えの説明①　―　答えの説明②　―　答えの説明③

の順番で書くことができます。

このように構造化を行うことで、文書の書き方が簡単になり説得力のある文章になります。

（答えの説明③）

今回のブログでは実際に構造化し、文章を書いています。

ここまで読んで頂いた読者には実際の実例となっていることを理解して頂けていると思います。

構造を理解し、適切に配置することによって問題について分かりやすい文章になっています。

みなさんも、今回のブログに書いてあることを実践しすることで、人に伝えるための文章作りができるようになります。

次はみなさんの番です。

是非、取り組んでみてください。